Integritetspolicy GDPR

Denna policy kommer att uppdateras löpande.
Senast uppdaterad: 2018-05-24

Förteckning

1      Inledning och syfte.

2      Tillämpning och revidering.

3      Organisation och ansvar

4      Begrepp och förkortningar

5      Personuppgiftsbehandling.

 

1         Inledning och syfte

Winn Hotel Group AB med tillhörande dotterbolag hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR).  Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.
Denna policy är förankrad på våra hotell och övriga bolag.

 2      Tillämpling och revidering

Strategigruppen  ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.

Policyn ska fastställas av Strategigruppen minst en gång per år och uppdateras vid behov.

Dataskyddsombudet är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

Denna policy är tillämplig för företagets samtliga VD:ar, direktörer, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

3         Organisation och ansvar

Respektive VD/styrelse har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD/styrelse får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget. Det finns ett dataskyddsombud i koncernen. Ombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen (GDPR) följs inom organisationen genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.

Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

4         Begrepp och förkortningar

Begrepp Betydelse
Personuppgift En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Registrerad Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.
Personuppgiftsbehandling En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.
Dataskyddsombud En fysisk person. Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen samt göra konsekvensbedömningar.
Uppdragstagare Ej anställd i bolaget, men som jobbar för något av våra bolag. Tex. inhyrd personal, konsult, eventpersonal.

5         Personuppgiftsbehandling

  • Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:
  • Laglighet
  • Ändamålsbegränsning
  • Uppgiftsminimering
  • Korrekthet
  • Lagringsminimering
  • Integritet och konfidentialitet
  • För följande behandlingar [tex mejlhantering internt resp. externt etc] gäller särskilt följande :
    Vi kommunicera endast de personuppgifter som är nödvändiga. Känsliga uppgifter behandlas med särskild försiktighet, och raderas från epostkommunikation och i ostrukturerad form. Personuppgifter sparas endast i den tidsmån som krävs för att vi ska kunna fullfölja uppdraget/avtalet, och då endast de personuppgifter som är nödvändiga för ändamålet. Det vidtas åtgärder och finns rutiner för rensning av sådan data och uppgiftsspridning av persondata är minimerat till att omfatta endast de personer som är relevanta. Vi delar inte personuppgifter utanför företaget såvida det inte finns laglig grund.
  • Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i ett Behandlingsregister
  • Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen på respektive bolag.
  • Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar rapporteras utan dröjsmål  till Dataskyddsombudet. De ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.

Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och är en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.

Centrala funktioner GDPR
Dataskyddsombud Winn Hotel Group:
Helena Törnquist             Vice VD/COO
tfn: 026-665421               E-mail: gdpr@winn.se